ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend. Die gesetzlichen Vorgaben betreffen sowohl die technische Umsetzung als auch die zeitliche Einführung. In dieser Übersicht finden Sie alle relevanten Informationen zur neuen Regelung.
1. Was ist eine E-Rechnung?
Unter einer E-Rechnung versteht man eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übertragen und empfangen wird. Dieses Format muss es ermöglichen, die enthaltenen Daten automatisch weiterzuverarbeiten.
Wichtig: Einfache PDF-Dateien oder Dokumente im Word-, Excel- oder Bildformat gelten nicht als E-Rechnung, da sie keine strukturierte Datenerfassung und -verarbeitung erlauben.
2. Zulässige Formate für E-Rechnungen
XRechnung:
Dieses XML-basierte Datenmodell ist im öffentlichen Sektor bereits etabliert. Da es keine visuelle Darstellung enthält, ist ein spezielles Anzeigeprogramm nötig, um den Inhalt lesbar darzustellen.
ZUGFeRD:
Dieses hybride Format kombiniert eine visuell lesbare PDF-Datei mit einem eingebetteten strukturierten XML-Datenteil. Ab Version 2.0.1 erfüllt ZUGFeRD die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen.
3. Wer ist betroffen?
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen betrifft alle Unternehmer, die Leistungen an andere inländische Unternehmer erbringen – unabhängig von der Unternehmensform oder Steuerpflicht. Auch Kleinunternehmer sowie land- und forstwirtschaftliche Betriebe sind einbezogen.
Ausnahmen gelten u. a. für:
- Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
- Fahrausweise
- Rechnungen an ausländische Unternehmen
- Rechnungen an Privatpersonen
4. Wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Pflicht zum Empfang
Bereits ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Eine Zustimmung zur elektronischen Rechnung ist dann nicht mehr erforderlich. Ein Anspruch auf Papierrechnungen besteht nicht mehr – auch nicht für Ärzte, Vermieter oder Betreiber von Photovoltaikanlagen.
Pflicht zur Ausstellung
Ebenfalls ab dem 01.01.2025 gilt die Ausstellungspflicht. Übergangsregelungen erlauben jedoch weiterhin die Nutzung anderer Formate unter bestimmten Bedingungen:
- Bis 31.12.2026: Papierrechnung erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt
- Bis 31.12.2027: Verlängerung nur möglich, wenn der Umsatz 2026 max. 800.000 € betrug
5. Aufbewahrungspflicht
E-Rechnungen müssen – wie klassische Rechnungen – zehn Jahre lang archiviert werden. Dabei ist das Originalformat beizubehalten. Eine Konvertierung oder Veränderung der XML-Datei ist unzulässig. Die Daten müssen während der gesamten Frist maschinell lesbar bleiben.
6. Unsere Empfehlung: Jetzt vorbereiten
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ist nicht nur gesetzlich vorgegeben, sondern auch eine Chance zur Digitalisierung Ihrer Rechnungsprozesse. Durch automatisierte Abläufe lassen sich Ressourcen sparen und die Effizienz steigern.
Gerne begleiten wir Sie bei der Umstellung – von der Analyse Ihrer aktuellen Prozesse bis zur Integration geeigneter Softwarelösungen, die auch mit unserer Arbeitsweise kompatibel sind.
